Bản tiêu chuẩn công việc là gì? Chi tiết các bước thực hiện

Bản tiêu chuẩn công việc là một loại văn bản dùng để miêu tả những yêu cầu của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên về một vị trí công việc nào đó. Chi tiết khái niệm bản tiêu chuẩn công việc là gì, tầm quan trọng và cách lập bản tiêu chuẩn công việc sẽ được trình bày ngay dưới bài viết này.

Bản tiêu chuẩn công việc là gì?

Hầu hết trong các hồ sơ tuyển dụng của các doanh nghiệp, công ty đều có bản tiêu chuẩn công việc. Vì thế, nó được ví như là chiếc cầu nối giữa nhà tuyển dụng với các ứng viên.

“Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu mà ứng viên cần phải đáp ứng để được nhận vào làm việc tại doanh nghiệp.”

Nói cách khác, bản tiêu chuẩn công việc giống như một bài kiểm tra cơ bản để đánh giá trình độ, năng lực của ứng viên có đạt được tiêu chuẩn đề ra hay không.

Ngoài ra, bản tiêu chuẩn công việc cũng giúp ứng viên trúng tuyển nắm rõ được nội dung công việc, vị trí sẽ làm để cố gắng, nỗ lực nâng cao hiệu suất công việc.

Mục đích của bản tiêu chuẩn công việc là gì?

Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu quan trọng dùng để mô tả yêu cầu, công việc, nhiệm vụ của từng người. Vậy thì mục đích chính của lập bản công việc tiêu chuẩn là gì? Đó là:

- Giúp ứng viên dễ dàng hình dung ra các yêu cầu về công việc mà nhà tuyển dụng đưa ra, từ đó trả lời có trọng tâm những câu hỏi, tránh trả lời lan man.

- Giúp ứng viên có thể tóm tắt những điểm mạnh, ưu thế của bản thân để giới thiệu với nhà tuyển dụng.

- Thu thập tư liệu, thông tin cho nhà tuyển dụng: Qua bản tiêu chuẩn công việc này, các nhà tuyển dụng sẽ nắm được phần thông tin, khả năng, ưu điểm của ứng viên. Từ đó có thể lựa chọn ứng viên sáng giá nhất cho vị trí công việc của công ty.

Nội dung chi tiết trong bản tiêu chuẩn công việc

Thường thì nội dung trong bản tiêu chuẩn công việc phần lớn phụ thuộc vào yêu cầu của người quản lý. Tuy nhiên, điểm chung của những bản tiêu chuẩn công việc này có những nội dung sau:

- Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao học, đại học, cao đẳng, trung cấp…

- Trình độ chuyên môn: nhân viên kế toán, kinh doanh, bán hàng, hành chính nhân sự…

- Các kỹ năng mềm cần thiết: kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục…

- Kinh nghiệm: bao nhiêu năm làm việc trong lĩnh vực đang tuyển dụng, thâm niên trong nghề.

- Trình độ ngoại ngữ: ngoại ngữ cần biết và mức độ theo yêu cầu công việc.

- Trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng ở mức cơ bản.

- Phẩm chất cá nhân: sức khỏe, ngoại hình, tuổi, khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm, khả năng chịu áp lực công việc… tùy vào từng vị trí, lĩnh vực và doanh nghiệp.

Chi tiết các bước lập bản tiêu chuẩn công việc

Dù ở bất kỳ vị trí công việc nào thì cũng cần có những tiêu chuẩn nhất định. Sau đây là gợi ý các bước cơ bản để thiết lập bảng tiêu chuẩn công việc:

Bước 1: Xác định mục tiêu vị trí công việc cụ thể là gì

Đối với từng vị trí công việc sẽ đòi hỏi ứng viên có những yêu cầu, khả năng khác nhau. Việc cần làm của nhà ứng tuyển là xác định rõ mục tiêu vị trí công việc của ứng viên vị trí đó là gì.

Bước 2: Trình bày rõ chức năng, nhiệm vụ của ứng viên vị trí đó

Mỗi vị trí công việc đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, vì thế nhà tuyển dụng cần vạch rõ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, diễn tả một cách ngắn gọn, rõ ràng để ứng viên nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất.

Bước 3: Xác định quyền và trách nhiệm tiêu chuẩn của ứng viên

Quyền hạn và trách nhiệm của ứng viên phải đúng với mỗi vị trí công việc. Dựa vào đó ứng viên sẽ chủ động thực hiện những nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm với người quản lý về nội dung và tiến độ công việc.

Những lưu ý khi lập bản tiêu chuẩn công việc

Để xây dựng được bản tiêu chuẩn công việc chuẩn, cần chú ý một số điều sau:

Ngôn từ ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm

Hiểu bản tiêu chuẩn công việc là gì, bạn có thế thấy nó cần được trình bày đầy đủ nội dung yêu cầu. Nội dung mô tả cụ thể không nên viết chung chung, lan man sẽ khiến người đọc cảm thấy khó hiểu, khó hình dung.

Nhà tuyển dụng nên cân bằng yếu tố nội dung, cần nêu rõ vấn đề trọng tâm. Đồng thời, nhấn mạnh yêu cầu cơ bản về trình độ chuyên môn, kỹ năng để bản mô tả đầy đủ, rõ ràng nhất.

Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành đúng mục đích

Trong bản tiêu chuẩn công việc, nhà tuyển dụng nên cân nhắc và đặt những thuật ngữ chuyên ngành vào đúng ngữ cảnh. Vì mỗi một lĩnh vực lại có nhiều từ ngữ mang tính chuyên ngành đặc trưng làm cho ứng viên khó hiểu. Ngoài ra, thể hiện thuật ngữ chính xác còn thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

Nêu rõ vai trò vị trí tuyển dụng

Xác định rõ được vai trò của vị trí công việc cần tuyển dụng là điểm lưu ý mà bộ phận quản lý trực tiếp nên nhớ. Nêu rõ vai trò trong bản tiêu chuẩn công việc giúp ứng viên hiểu được mục tiêu công việc mà mình sẽ đảm nhiệm là những gì. Đây cũng là cơ sở để các ứng viên đánh giá vị trí cần tuyển có phù hợp với khả năng, trình độ và định hướng phát triển của họ hay không.

Giới thiệu các mẫu bản tiêu chuẩn công việc phổ biến nhất

Hãy cùng tham khảo một vài ví dụ để dễ dàng hình dung bản tiêu chuẩn công việc là gì.

Bản tiêu chuẩn công việc Giám đốc điều hành

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trình độ Đại học trở lên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý kinh tế, Kinh tế, Tài chính… Đồng thời phải có kiến thức sâu rộng về marketing, kinh tế, tài chính, hành chính nhân sự…

- Kinh nghiệm: có ít nhất 5 năm hoạt động ở vị trí tương đương.

- Kỹ năng: khả năng hoạch định và triển khai chiến lược tốt.

- Kỹ năng mềm: có kỹ năng đàm phán, thương lượng với khách hàng, các đối tác trong và ngoài nước.

- Khả năng: Sử dụng thành thạo tiếng Anh/Trung giao tiếp, tin học văn phòng. Đồng thời phải có khả năng giải quyết vấn đề, ứng biến linh hoạt, nhạy bén, nắm bắt và xử lý thông tin nhanh.

- Phẩm chất đạo đức: là người có tầm nhìn sâu rộng, đầu óc quyết đoán, có tính trung thực, tinh thần trách nhiệm cao với công việc.

- Độ tuổi: 30-40 tuổi.

Mẫu bản tiêu chuẩn nhân viên kinh doanh

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Marketing…

- Kỹ năng mềm: Giao tiếp tốt, kỹ năng lắng nghe, đàm phán, thuyết phục, khả năng giải quyết vấn đề, ứng biến linh hoạt, nhạy bén cao, nắm bắt và xử lý thông tin nhanh.

- Kinh nghiệm: ít nhất 1.5 năm ở vị trí tương đương.

- Khả năng: sử dụng thành thạo tiếng Anh, tin học văn phòng, mạng xã hội, Gmail…

Mẫu bản tiêu chuẩn công việc nhân viên bán hàng

- Trình độ: tốt nghiệp cấp 3 trở lên, không yêu cầu trình độ chuyên môn.

- Kỹ năng: Giao tiếp tốt, giọng nói nhẹ nhàng, dễ nghe, linh hoạt, có khả năng thuyết phục khách hàng, làm việc độc lập.

- Kinh nghiệm: không yêu cầu, có kinh nghiệm bán hàng sẽ là lợi thế.

- Ngoại ngữ: biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung giao tiếp để có thể bán cho khách nước ngoài.

- Phẩm chất đạo đức cá nhân: có thái độ vui vẻ niềm nở, thân thiện và cởi mở với khách hàng. Thật thà, chăm chỉ, cẩn thận và gọn gàng.

Những thông tin chi tiết về bản tiêu chuẩn công việc là gì đã được trình bày ở trên, hy vọng sẽ giúp các bạn không phải đau đầu trong việc xây dựng được bản tiêu chuẩn công việc cho công ty mình. Nếu có nhu cầu tuyển dụng, tìm việc làm, hãy truy cập Careerlink.vn ngay nhé.

Thúy Vui