Quản lý thời gian là gì? 7 Phương pháp quản lý khoa học

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Trên thực tế, người thành công đều biết cách quản trị thời gian cá nhân thông minh. Ai cũng có 24 giờ mỗi ngày nhưng không phải người nào cũng hoàn thành tốt công việc. Nếu bạn đang tìm hiểu phương pháp sử dụng thời gian hợp lý thì hãy xem ngay bài viết dưới đây của Fastdo nhé!

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quy trình lập kế hoạch kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động cụ thể một cách hiệu quả. Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm…

Một số khía cạnh trong quản lý thời gian bao gồm:

• Tổ chức: Xác định rõ các công việc bạn muốn thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể, danh sách được sắp xếp theo mức độ từ quan trọng đến ít quan trọng.
• Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu thời gian cho từng tác vụ cụ thể, dự trù thời gian tối thiểu và tối đa để hoàn thành từng nhiệm vụ.
• Lên lịch cụ thể: Phân bổ công việc từ kế hoạch cụ thể đến từng nhiệm vụ hằng ngày, sẵn sàng điều chỉnh cho các thay đổi bất ngờ.
• Thực hiện và điều chỉnh: Tìm phương pháp quản lý thời gian phù hợp với bản thân và điều chỉnh để đạt được hiệu suất cao nhất.

2. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?

Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại.

2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao. Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ. Ngược lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với công việc.

2.2 Giảm thiểu áp lực công việc

Quản trị thời gian hiệu quả là một giải pháp quan trọng giúp bạn giảm tải áp lực khi làm việc. Phân chia công việc hợp lý, có kế hoạch, hoàn thành đúng tiến độ giúp bạn tránh được tình trạng quá tải và hạn chế các lỗi sai không đáng có. Khi công việc được tổ chức một cách khoa học, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn, đồng thời có đủ thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng.

2.3 Cân bằng cuộc sống hợp lý

Mỗi Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc, sự khác biệt chính là nằm ở cách bạn sắp xếp và sử dụng quỹ thời gian đó. Sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý, không chỉ nâng cao chất lượng hoàn thành công việc mà còn mang lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Không chỉ thế một lịch trình hợp lý cho phép bạn chủ động trong các hoạt động hàng ngày, giúp bạn dễ dàng đạt được các mục tiêu cá nhân và công việc.

Việc tận dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý

2.4 Đẩy lùi các thói quen xấu

Quản lý thời gian một cách khoa học cũng góp phần quan trọng trong việc hình thành thói quen kỷ luật của mỗi chúng ta, loại bỏ dần những thói quen xấu như trì hoãn hay làm việc không có kế hoạch. Khi có một lịch trình cụ thể, bạn sẽ dễ dàng tuân thủ và bám sát các công việc theo kế hoạch đã đặt ra, không làm việc một cách lan man, lãng phí thời gian.

3. 6 Kỹ năng cần thiết để quản lý thời gian hiệu quả

Chúng ta đều biết phân chia thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc. Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả? Hãy tham khảo nội dung dưới đây để hiểu rõ về những phương pháp quản lý sắp xếp thời gian thông minh nhé!

3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp. Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng. Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Tuy nhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề. Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau.

3.2 Thiết lập được mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu dựa theo mô hình SMART.

• Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
• Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là không.
• Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
• Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạo động lực cho bạn.
• Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.

3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc. Việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả. Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn
• Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
• Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch.
• Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý
• Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu

3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”

“Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, nếu không có đủ kỹ năng và chuyên môn, đa nhiệm có thể dẫn đến giảm sút chất lượng công việc và dễ gây ra sai sót. Tốt hơn hết, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành. Hãy tập trung vào từng nhiệm vụ đơn lẻ, bạn không chỉ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng mà còn gia tăng hiệu suất và giảm bớt áp lực.

3.5 Điều chỉnh được tâm lý

Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc. Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:

• Cười: Hành động này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc.
• Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress.
• Ăn sô cô la đen: Thực phẩm này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi
• Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái
• Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe.

3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Để tránh bị lôi cuốn vào những yếu tố làm gián đoạn công việc này, bạn cần thỏa thuận hoặc giới hạn thời gian cho những công việc không quan trọng.

Hãy thiết lập ranh giới rõ ràng và lên kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian một cách hiệu quả, từ đó đảm bảo mọi nỗ lực của bạn đều hướng tới việc đạt được mục tiêu đã đề ra mà không bị ảnh hưởng bởi những phiền toái không cần thiết.

4. 5 Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt

Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý, đây là một trong những kỹ năng chúng ta nên học hỏi và áp dụng vào cuộc sống. Họ là những người hiểu rằng việc quản lý thời gian thông minh không chỉ giúp đạt được chất lượng công việc hiệu quả mà còn tạo ra không gian phát triển bản thân và cân bằng cuộc sống:

4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong ngày. Thay vì dàn trải sự chú ý cho quá nhiều nhiệm vụ, phương pháp này khuyến khích bạn chọn ra 2-3 công việc quan trọng nhất và ưu tiên hoàn thành chúng trước, đảm tằng các công việc có tác động lớn nhất được hoàn thành đầu tiên.

Tập trung vào các nhiệm vụ theo M.I.T., bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc, giảm thiểu căng thẳng và cảm giác quá tải, đồng thời tạo dựng thói quen làm việc hiệu quả và có trọng tâm rõ ràng. Phương pháp quản lý thời gian này đặc biệt hữu ích cho những người muốn cải thiện năng suất làm việc và tối ưu hóa thời gian hàng ngày.

4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận này chia các công việc thành bốn nhóm:

• Khẩn cấp & Quan trọng: Đây là những nhiệm vụ cần thực hiện ngay lập tức vì chúng có ảnh hưởng lớn và yêu cầu hành động khẩn cấp, cần được hoàn thành đầu tiên.
• Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần phải làm ngay. Bạn nên lên kế hoạch và sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành chúng, tránh để chúng trở thành khẩn cấp, đảm bảo hoàn thành trong thời gian sớm nhất có thể.
• Khẩn cấp nhưng Không quan trọng: Những công việc cần thực hiện sớm nhưng không có tác động lớn. Trường hợp này bạn có thể cân nhắc ủy thác hoặc giải quyết sau khi đã xử lý xong các công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Không khẩn cấp & Không quan trọng: Những nhiệm vụ ít ưu tiên và không mang lại giá trị lớn, bạn nên hạn chế hoặc loại bỏ những công việc này để tránh lãng phí thời gian.

4.3 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.

Bản chất của Pomodoro là tận dụng áp lực về mặt thời gian để thức đẩy bạn tập trung làm việc cao độ trong khoảng thời gian nhất định, tránh vị phân tâm. Việc chia nhỏ thời gian thành các chu kỳ ngắn cũng giúp mọi người duy trì sự tập trung dễ dàng mà không cảm thấy bị kiệt sức. Đây là phương pháp đơn giản và hiệu quả giúp bạn cải thiện năng suất và tăng cảm giác hoàn thành sau mỗi chu kỳ làm việc.

4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút nhé!

Phương pháp The 2-Minute Rule giúp bạn xử lý nhanh những nhiệm vụ nhỏ nhặt nhưng thường bị bỏ qua, như trả lời email ngắn, sắp xếp giấy tờ, hoặc ghi chú nhanh một ý tưởng. Việc hoàn thành những công việc nhỏ ngay lập tức giúp giảm thiểu sự chồng chất của các nhiệm vụ vụn vặt, giải phóng tâm trí và tạo ra cảm giác hoàn thành, giúp bạn duy trì động lực cho các công việc lớn hơn.

4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết.

Cụ thể, thay vì làm các công việc nhỏ và không quan trọng liên tục suốt cả ngày, bạn nên tập hợp những công việc này lại và xử lý chúng trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ như kiểm tra email, xử lý các yêu cầu từ đồng nghiệp, hoặc hoàn thiện các báo cáo nhỏ vào cùng một thời gian trong ngày.

5. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc quản lý thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Nội dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ chức. Bạn tham khảo ngay nhé!

5.1 Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer)

Quy tắc 4D là một phương pháp quản trị thời gian giúp bạn xử lý công việc một cách có tổ chức và ưu tiên hợp lý. Bí quyết của quy tắc này là quyết định cách giải quyết từng nhiệm vụ ngay từ đầu để tối ưu hóa thời gian và tài nguyên. Bao gồm bốn yếu tố:

• Do (Thực hiện ngay): Yêu cầu bạn xử lý những nhiệm vụ cần thiết và quan trọng ngay lập tức.
• Dump (Loại bỏ): Xem xét và loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết hoặc không có giá trị.
• Delegate (Ủy thác): Chuyển giao các nhiệm vụ không thuộc chuyên môn của bạn hoặc những công việc có thể được thực hiện tốt bởi người khác.
• Defer (Hoãn lại): Đối với những nhiệm vụ có thể chờ đợi hoặc không khẩn cấp, hãy lên kế hoạch và hoãn lại thực hiện cho đến khi có thời gian thích hợp.

5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

5.3 Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 - 30 - 20 - 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Khi quản lý thời gian trong doanh nghiệp nhỏ (SMEs), việc tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc là cực kỳ quan trọng. Phần mềm nhắc việc Todolist fTodolist được phát triển bởi Fastdo là công cụ hoàn hảo để hỗ trợ bạn trong tác vụ này. Dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ, từ việc lập danh sách công việc cho đến việc nhắc nhở và phân loại các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên.

HÃY TRẢI NGHIỆM FTODOLIST NGAY HÔM NAY ĐỂ BẮT ĐẦU HÀNH TRÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN THÔNG MINH VÀ HIỆU QUẢ HƠN.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

6. Bí quyết hỗ trợ quản lý thời gian nơi công sở

Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả. Đặc biệt, môi trường công sở sẽ có khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian. Do đó, bạn cần chú ý sắp xếp, quản lý công việc cho phù hợp.

6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Ngoài ra, bạn có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh hưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn làm việc nhé!

6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng

Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việc cần thực hiện. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếu như đã ghi chú đầy đủ, cụ thể

6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng

Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất làm việc. Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến. Do đó, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. Một trong các phần mềm bạn nên dùng thử đó là fTodolist của Fastdo.

Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoàn thành trong ngày một cách hiệu quả. Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tối ưu nhất để công việc hoàn thành đúng hạn. Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặc Check-out công việc với team, công ty dễ dàng. Ứng dụng còn có chức năng thống kê kết quả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho các task tiếp theo.

>>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC:

• Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả
• Top 06 những sai lầm khi xây dựng phễu Marketing
• BSC là gì? Cách ứng dụng Balanced scorecard hiệu quả