Văn phong và ngôn ngữ trong soạn thảo văn bản hành chính

Văn phong hành chính -công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính

Văn phong hành chính - công vụ:

Khái niệm:

Văn phong hành chính - công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiên ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Các phương tiện ngôn ngữ chủ yếu đó bao gồm:

• Có sắc thái văn phong hành chính-công vụ.

• Trung tính.

Văn phong hành chính - công vụ được sử dụng giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành, quản lý, thư tín công vụ, diễn văn….

Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ:

- Tính chính xác rõ ràng: văn bản viết sao để cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt .

- Tính phổ thông, đại chúng: văn bản viết bằng ngôn ngữ dễ hiếu , bằng những từ ngữ phổ thông, cách diễn đạt đơn giản, các yếu tố nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu, viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

- Tính khách quan, phi cá tính: nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị vì loại văn bản này là tiếng nói của quyền lực nhà nước, không phải tiếng nói riêng của cá nhân dù rằng có thể văn bản giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chức công quyền , các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, của lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong pháp luật hành chính.

Tính khách quan phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác làm cho văn bản có tính thuyết phục cao. Đat hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

- Tính trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với chủ tểh thi hành, làm tăng uy tín của tập thể, cá nhân ban hành văn bản.

- Tính khuôn mẫu: văn bản phải trình bày đúng khuôn mẫu thể thức quy định . Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của công văn, giấy tờ.

Ngôn ngữ văn bản hành chính :

Sử dụng từ ngữ:

- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa:

+ Dùng từ đúng từ vựng, từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện

+ Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa

+ Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp

-Sử dụng từ đúng văn phong pháp luật hành chính :

+ Sử dụng từ ngữ phổ thông, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ

+ Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới

+ Không dùng từ ngữ địa phương hoặc những từ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

+ Không dùng tiếng lóng, từ thông tục vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản.

+ Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.

-Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt:

- Dùng từ đúng quan hệ kết hợp

Xem thêm: Phương pháp điều chỉnh của luật hành chính

Đơn thư Tố cáo? Quy trình, thủ tục giải quyết?

Kỹ thuật cú pháp :

- Câu phải viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, có chủ ngữ và vị ngữ.

- Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dâu như chấm than, chấm hỏi và nhiều chấm… rất ít được sử dụng

Đoạn văn :

Là cơ sở để tổ chức văn bản. Đoạn văn được định vị trong 1 khổ viết, có thể có 3 bộ phận cơ bản cấu thành sau :

- Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng, chủ đề được đề cập và diễn giải trong đoạn.

- Câu triển khai: thuyết minh, diển giải cho chủ đề

- Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc chi tiết cốt lõi của đoạn văn, đồng thời có thể chuẩn bị cho đọan văn tiếp theo.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện; nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật; hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng kiến thức ý kiến của chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo; bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn