Điều kiện, thủ tục thành lập công ty kinh doanh xuất nhập khẩu

Chi tiết về điều kiện, thủ tục thành lập công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và mã ngành nghề xuất nhập khẩu sẽ được Quốc Việt hướng dẫn trong bài viết này. Có đầy đủ hồ sơ file mẫu cho doanh nghiệp tham khảo.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.
• Nghị định 69/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/05/2018.

Xuất nhập khẩu (tiếng Anh gọi là import - export) là hoạt động mua bán hàng hoá của thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hoá, bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất và tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu hàng hoá. Hầu hết ở các quốc gia, xuất nhập khẩu được coi là ngành kinh doanh mũi nhọn và đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa, mở rộng thị trường kinh doanh và thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế.

Mã ngành nghề xuất nhập khẩu

Tại Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020 có nêu rõ: “Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu” là quyền của doanh nghiệp. Xuất nhập khẩu không có mã ngành kinh doanh cụ thể mà được đăng ký theo các mã ngành trong bảng sau:

Thủ tục, hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu

Quy trình thành lập công ty xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước cơ bản sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu.

Căn cứ theo quy định tại Điều 21 đến Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu gồm có:

• Giấy đề nghị thành lập công ty xuất nhập khẩu.
• Điều lệ công ty xuất nhập khẩu.
• Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
• Danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ sở hữu công ty, các thành viên/cổ đông góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao công chứng Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với thành viên góp vốn/chủ sở hữu là tổ chức.
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của thành viên/chủ sở hữu là tổ chức và bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp thực hiện).
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu

Bước 2. Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Sau khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp bản giấy trực tiếp tại bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KHĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Cách 2: Nộp hồ sơ online trên website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 3 - 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 3. Nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư

• Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp đến trực tiếp bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn của chuyên viên Phòng Đăng ký kinh doanh và thực hiện nộp lại từ đầu.

Bước 4. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

• Doanh nghiệp phải đăng công bố về việc thành lập doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nộp lệ phí 100.000 đồng theo quy định.
• Trường hợp doanh nghiệp không đăng công bố theo đúng thời hạn quy định sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng - 2.000.000 đồng theo quy định tại Điều 26 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Bước 5. Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập công ty xuất nhập khẩu

Sau khi hoàn thành thủ tục thành lập công ty và được cấp Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện ngay 9 việc sau để đảm bảo công ty hoạt động theo đúng quy định của pháp luật:

1. Khắc con dấu công ty. Nội dung và hình thức con dấu do doanh nghiệp tự quyết định.
2. Làm biển hiệu công ty và treo tại trụ sở chính doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không treo biển có thể bị phạt từ 10 - 15 triệu đồng theo quy định tại Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
3. Mua chữ ký số điện tử để đăng ký tài khoản thuế điện tử, kê khai nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai BHXH điện tử…
4. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng với Cơ quan thuế.
5. Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu.
6. Nộp tờ khai lệ phí môn bài. Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập.
7. Phát hành hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp có nhu cầu xuất hóa đơn.
8. Góp đủ số vốn điều lệ đã đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Đăng ký kinh doanh.
9. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ đối với những ngành nghề yêu cầu. Ví dụ muốn xuất nhập/khẩu rượu thì doanh nghiệp phải xin Giấy phép kinh doanh bán buôn rượu.

➤➤ Tham khảo bài viết: Những việc cần làm sau khi thành lập công ty

Điều kiện thành lập công ty xuất nhập khẩu

1. Về loại hình công ty

Tùy thuộc vào số lượng thành viên góp vốn thành lập công ty, bạn có thể lựa chọn các loại hình công ty sau:

• Công ty TNHH 1 thành viên/Doanh nghiệp tư nhân: Duy nhất 1 thành viên góp vốn.
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Nếu có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
• Công ty hợp danh: Nếu có từ 2 thành viên góp vốn trở lên.
• Công ty cổ phần: Nếu có từ 3 thành viên góp vốn trở lên.

➤➤ Tham khảo bài viết: Ưu nhược điểm của các loại hình doanh nghiệp

2. Về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Thành viên, cổ đông góp vốn thành lập công ty xuất nhập khẩu phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Tổ chức có tư cách pháp nhân/cá nhân từ đủ 18 tuổi có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020.

3. Về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải là cá nhân, từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp.
• Không bắt buộc phải là thành viên góp vốn trong công ty.

➤➤ Tham khảo bài viết: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

4. Về tên công ty xuất nhập khẩu

Tên công ty xuất nhập khẩu phải đáp ứng các kiện quy định tại Điều 37, Điều 38 và Điều 39 Luật Doanh nghiệp cụ thể như sau:

• Tên bằng tiếng Việt phải bao gồm 2 thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
• Tên công ty nên gắn liền với ngành nghề để giúp khách hàng dễ phân biệt với các loại hình công ty khác. Ví dụ: Công ty TNHH xuất nhập khẩu Hà Thanh.
• Không trùng/gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
• Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội để đặt tên cho công ty xuất nhập khẩu nếu chưa được chấp thuận của các cơ quan này.
• Không sử dụng các từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc để đặt tên riêng cho công ty xuất nhập khẩu.

➤➤ Tham khảo bài viết: Cách đặt tên công ty hay

5. Về địa chỉ trụ sở công ty xuất nhập khẩu

• Địa chỉ công ty xuất nhập khẩu phải rõ ràng từ số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Không sử dụng địa chỉ chung cư, căn hộ tập thể để đăng ký địa chỉ công ty. Doanh nghiệp nên chọn địa chỉ nhà riêng (có sổ đỏ) hoặc tòa nhà văn phòng (có chức năng kinh doanh thương mại).

6. Về mã ngành nghề xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp cần đăng ký đúng và đủ những ngành nghề liên quan đến xuất nhập khẩu và những hàng hóa doanh nghiệp dự định xuất nhập khẩu. Tuy nhiên cần lưu ý, mỗi loại hàng hóa doanh nghiệp muốn xuất nhập khẩu (ví dụ như: nông sản, hàng điện tử, thủy sản, dược phẩm…) có thể sẽ yêu cầu các điều kiện khác nhau (như chứng chỉ xuất nhập khẩu, giấy phép bán lẻ, vốn pháp định…) do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu và đáp ứng đầy đủ các điều kiện liên quan đến ngành nghề của loại hàng hóa đó. Do đó, công ty xuất nhập khẩu nên lựa chọn một vài hàng hóa chủ đạo để xuất/nhập khẩu, tránh việc phải chuẩn bị quá nhiều giấy tờ và phải thực hiện quá nhiều thủ tục hành chính.

7. Về vốn điều lệ công ty xuất nhập khẩu

Đối với công ty xuất nhập khẩu, trước khi đăng ký vốn điều lệ, doanh nghiệp cần kiểm tra rà soát xem có ngành nghề nào liên quan đến hàng hóa cần xuất nhập khẩu có yêu vốn pháp định không? Nếu có doanh nghiệp phải đăng ký mức vốn điều lệ lớn hơn hoặc bằng với vốn pháp định. Còn nếu không thì doanh nghiệp có thể đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính của mình.

➤➤ Tham khảo bài viết: Quy định về vốn điều lệ công ty

Điều kiện kinh doanh ngành nghề xuất nhập khẩu

Đăng ký ngành nghề xuất nhập khẩu không cần điều kiện về vốn pháp định hay giấy phép con. Tuy nhiên, để được hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu một loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Nếu muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu một loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp phải đảm bảo đăng ký đầy đủ những ngành nghề liên quan đến mặt hàng cần xuất, nhập khẩu. Ví dụ:Nếu muốn nhập khẩu thức ăn chăn nuôi thì doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề kinh doanh thức ăn chăn nuôi và đáp ứng các điều kiện về kho bảo quản thức ăn chăn nuôi.
2. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem hàng hóa dự định xuất nhập khẩu có thuộc Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện tại Phụ lục III Nghị định 69/2018/NĐ-CP hay không? Nếu có, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện khi kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng này. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp muốn nhập khẩu mỹ phẩm thì phải có công bố sản phẩm của loại mỹ phẩm đó.
3. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành.
4. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng, phải chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành trước khi thông quan.
5. Doanh nghiệp không được xuất, nhập khẩu các loại hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 69/2018/NĐ-CP.

Trên đây, Quốc Việt đã hướng dẫn cho doanh nghiệp những thông tin rất chi tiết và đầy đủ về điều kiện cũng như hồ sơ, thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu. Nếu Quý doanh nghiệp cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc quan tâm đến dịch vụ thành lập công ty xuất nhập của Quốc Việt có thể liên hệ theo số 0972.006.222 (Miền Bắc) - 090.758.1234 (Miền Trung) - 0902.553.555 (Miền Nam) để được tư vấn trong thời gian sớm nhất.

Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu