Kỹ năng, kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu

Xã hội ngày càng phát triển, xu hướng tổ chức sự kiện ngày càng được gia tăng lên và gần như có mặt trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện không phải là điều đơn giản, không phải ai cũng có thể làm ra và điều hành được một sự kiện theo đúng ý mà mình mong muốn.

Làm sao để biến những ý tưởng trong đầu, trở thành một event quy mô và thành công?

Bài viết sau đây sẽ giải quyết các vấn đề mà các đơn vị tổ chức sự kiện thường xuyên gặp, và bí quyết để trở thành một nhà tổ chức sự kiện thành công.

Kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

Trước tiên chúng ta cần phải thống nhất “sự kiện” (hay còn gọi là event) ở đây là một sự việc công khai, quan trọng, có ý nghĩa đối với những người đứng ra tổ chức hoặc những người đi thuê đơn vị tổ chức sự kiện. Mỗi sự kiện đều mang những ý nghĩa khác nhau, truyền tải một thông điệp nào đó, chúng là bộ mặt của một sản phẩm, thương hiệu, nhãn hàng hoặc mang ý nghĩa cá nhân, cộng đồng.

Sự kiện thường được tổ chức tại một thời gian và địa điểm nhất định. Thu hút nhiều người tham dự, thu hút báo chí và các phương tiện truyền thông khác.

Cần phân biệt rõ sự kiện và chương trình là 2 khái niệm khác nhau, trong sự kiện bao gồm các chương trình.

Tham khảo: Những yếu tố để trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (hay còn gọi là event): Được hiểu những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, chúng có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần (lễ khai trương, lễ tổng kết,…) hoặc đôi khi là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích (sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fasion show…)

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện, từ đó tiến hành ra tổ chức ra bên ngoài. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra. Việc tổ chức một sự kiên sẽ phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải, ngoài ra còn dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được.

• Ý tưởng: Phân định loại hình sự kiện sẽ diễn ra
• Kịch bản: Lên bố cục, sắp xếp và thiết lập các hạng mục có trong sự kiện sao cho phù hợp với nhau nhất, thời gian bắt đầu, kết thúc và lời thoại của MC.
• Cung cấp nhân sự: Mỗi người trong sự kiện sẽ có một nhiệm vụ và vai trò nhất định. Bạn trong vai là nhà tổ chức sự kiện cần phải tập hợp họ lại và tạo thành 1 thể thống nhất, bao gồm: đạo diễn sự kiện, đạo diễn âm thanh ánh sáng.
• Tiến hành sự kiện: Đem tất cả những gì đã chuẩn bị lên sân khấu, vận hành chúng chuyên nghiệp và cố gắng hạn chế sai xót. Xử lý các sự cố nếu có.

Tùy vào từng hình thức để có thể lên kế hoạch, nội dung phù hợp.

Các loại hình sự kiện phổ biến

• Tổ chức lễ khai trương
• Tổ chức event ra mắt sản phẩm
• Lễ khánh thành, động thổ, thi công
• Tổ chức sự kiện đám cưới, ăn hỏi, đám ma…
• Hội nghị, hội thảo
• Lễ ký kết hợp đồng
• Tổ chức tiệc tất niên, các dịch lễ tết
• Tổ chức event hội trợ, triển lãm
• Sự kiện ca nhạc, liveshow
• Họp báo
• Các loại tổ chức sự kiện khác nhằm quảng bá, marketing thương hiệu, dịch vụ…
• Các sự kiện mang ý nghĩa cá nhân, cộng đồng

Việc lựa chọn hình thức sự kiện sẽ mang ý nghĩa lớn trong việc truyền tải nội dung và ý nghĩa.

Mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện

Một sự kiện có thể nhằm nhiều mục đích khác nhau, trong đó bao gồm mục đích của người tổ chức sự kiện; mục đích của các nhà đầu tư, tài trợ; mục đích của các bên tham gia vào chương trình tổ chức sự kiện; mục đích lợi nhuận và mục đích phi lợi nhuận.

Nên phân tách rõ mục tiêu nào được ưu tiên để từ đó lên nội dung chương trình phù hợp. Đa phần, mục đích được ưu tiên sẽ là các mục đích sau:

• Xây dựng, phát triển hình ảnh của thương hiệu, nhãn hàng, sản phẩm…
• Tạo cái nhìn đúng đắn về hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu.
• Tạo truyền thông, thúc đẩy truyền thông (đây cũng là đa phần mục đích của các nhà tài trợ, vì vậy nên khi xin tài trợ hãy lưu ý và đề bạt với họ vấn đề này).
• Hỗ trợ, giúp đỡ, hoặc truyền tải nội dung thông điệp và ý nghĩa khác.
• Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn góp phần tìm hiểu thông tin khách hàng, khảo sát khách hàng về các dịch vụ và sản phẩm.
• Thiết lập quan hệ chặt chẽ với các đối tác làm ăn lâu dài, tạo quan hệ với những đối tác có tiềm năng mới.

Đối với một doanh nghiệp thì việc tổ chức sự kiện là hình thức marketing có hiệu quả cao nhất, nhưng cũng tốn nhiều chi phí.

Hướng dẫn quy trình để tổ chức sự kiện

Xác định, lựa chọn hình thức tổ chức event hợp lý

Hãy trả lời các câu hỏi sau đây:

• Mục đích chung của sự kiện là gì? (chia thành mục đích chính và mục đích phụ nếu có)
• Lợi ích mà sự kiện mang lại? (kinh tế, bài học, giá trị truyền thông, sự gắn kết quan hệ…)
• Sự kiện thường niên hay bộc phát?
• Ngân sách dự tính.
• Những hao tổn rủi ro vẫn nằm trong mức chấp nhận được? (chi phí tốn kém, năng lượng, công sức bỏ ra quá nhiều…)
• Phạm vi của sự kiện là lớn hay nhỏ? Có cách nào để tăng giảm quy mô không?
• Số lượng người tham dự tiệc, họ thuộc đối tượng nào, liệu họ có hào hứng không?
• Dự trù đánh giá của người dự tiệc sau khi kết thúc sự kiện. (Nếu thành công như mình mong đợi, nếu xảy ra lỗi ở hạng mục nào đó)
• Trường hợp xấu nhất ở đây là gì?

Trên đây là những câu hỏi gợi ý cho việc lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện hợp lý, xác định được quy mô, tính toán được ngày giờ, địa điểm tổ chức, các hạng mục trong chương trình cần có.

Chuẩn bị cho sự kiện - Lên kế hoạch

Cụ thể hóa mục tiêu hơn

Ví dụ nếu lúc đầu mục tiêu khi lên ý tưởng đó là quảng cáo, truyền thông được một sản phẩm thì ở mục này cần phải rõ ràng hơn, đó là giới thiệu sản phẩm tới 5000 người, và có 1000 người sử dụng sản phẩm với 300 feedback.

Xác định thời gian

Một sự kiện có thể diễn ra vào ngày nào, giờ nào? Nếu như sự kiện không đủ sức hút, hoặc không phải sự kiện theo các dịp lễ tết thì nên tránh thời gian đó ra. Cố gắng tổ chức vào những ngày thứ 7, chủ nhật để tránh lịch đi làm, gây ra tình trạng khách tham dự không đến đông đủ như dự kiến, hoặc 1 vài khách mời quan trọng đến muộn.

Lên lịch trình (hay còn gọi là timeline) cho sự kiện, thời gian kéo dài là bao lâu? Một timeline thường có các phần chính như sau:

• Lời chào hỏi
• Lịch trình của phần chính (tùy theo mục đích)
• Lịch trình cho các tiết mục giải trí
• Lịch trình cho quảng cáo, truyền thông

Xác định ngân sách cụ thể

Ngân sách bao gồm ngân sách có sẵn và ngân sách đi xin từ các nhà tài trợ. Chia ra ngân sách cho từng hạng mục, giới hạn chi phí lớn nhất cho phép với từng hạng mục.

Sau đây là 1 vài gợi ý các hạng mục bạn cần tính toán:

• Tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện
• Tiền thuê các trang thiết bị cho sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, bóng bay, màn hình Led…)
• Tiền thuê các nhân sự phục vụ như lễ tân, Pg, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, khách mời…
• Tiền thuê báo chí, truyền thông.

Nhân sự và thiết bị

• Nhân sự và thiết bị có sẵn của ban tổ chức sự kiện
• Ưu tiên tiếp theo là nhân sự và thiết bị từ phía các nhà đầu tư, nhà tài trợ
• Trường hợp vẫn không đủ thì tuyển dụng, thuê các nhân sự, thiết bị và dịch vụ bên ngoài.

Lên danh sách những người tham dự

• Số lượng người tham dự sự kiện
• Đối tượng của người tham dự
• Những người quan trọng cần được “chăm sóc đặc biệt”.

Đề phòng rủi ro

Xác định rủi ro có thể có. Phương án dự phòng là gì?

Các rủi ro thường thấy trong một sự kiện đó là:

• Có tình trạng người lạ xâm nhập, trộm cắp.
• Lạc trẻ con.
• Gây ra sự hỗn loạn, va chạm.
• Gây ồn ào, dễ bị cảnh sát khu vực “hỏi thăm”.
• Rủi ro về nhân sự, trang thiết bị.
• Cháy chương trình
• Tổ chức sự kiện ngoài trời còn có thể gây ra rủi ro về thời tiết.

Luôn phải có phương án dự phòng cho các trường hợp. Phương án ở đây có thể là hỗ trợ về y tế, an ninh. Nhân sự, thiết bị dự phòng, các hạng mục có thể thay thế nếu có lỗi.

Lập kế hoạch tổng thể

Để có được một kế hoạch tổng thể, đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm rõ nhân sự và trang thiết bị mình có, những hạng mục sẵn có hoặc cần có. Sắp xếp thời gian các hạng mục diễn ra phù hợp với đối tượng người tham dự tiệc (hạng mục chính và hạng mục phụ).

Một nhà tổ chức sự kiện giỏi không được đầu tư quá kỹ lưỡng cho một hạng mục để rồi các hạng mục khác kém chất lượng.

Tiến hành tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách. Tuyên bố lễ khai mạc và ý nghĩa của buổi lễ.
• Tổ chức tiến hành các chương trình theo kế hoạch.
• Lưu ý các bên làm truyền thông, quảng bá và báo chí. Luôn phải để mắt đến họ vì những sai sót trong quá trình diễn ra có thể là tâm điểm chú ý của giới báo chí.
• Hãy nhớ “chăm sóc” thật tốt các khách dự tiệc quan trọng.
• Thiết lập các mối quan hệ với những đối tượng tiềm năng.

Trong toàn bộ quá trình tổ chức, bạn luôn phải sát cánh với sự kiện, giám sát, quản lý và sẵn sàng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

Kết thúc sự kiện

• Hãy hoàn thành các thủ tục thanh lý hợp đồng, các hóa đơn cần thanh toán.
• Làm báo cáo lên công ty.
• Tiếp tục từ thành công của event, xúc tiến thương mại, quảng cáo.
• Những bài học rút ra là gì?

Các yếu tố để tổ chức sự kiện thành công

Nội dung chương trình hấp dẫn, độc đáo, có pha chút bất ngờ, kịch tính. Phải có nội dung rõ ràng, đáng nhớ và khắc sâu vào tâm trí người xem. Đừng để đó là những kịch bản chương trình quá quen thuộc mà khách dự tiệc chưa xem hết chương trình đã dự đoán được.

Địa điểm, ngày giờ tổ chức phải phù hợp. Điều này quyết định đến số lượng khách tham dự, và tâm trí của họ. Bạn không thể tổ chức lễ khai trương vào 12h đêm được, cũng như không thể tổ chức tiệc nhẹ vào lúc 12h trưa hay 7h tối.

Yếu tố về mặt hình ảnh. Hình ảnh luôn là thứ đập vào mắt người xem trước tiên, ấn tượng ban đầu đó sẽ quyết định họ có hứng thú hay không. Việc tạo dựng hình ảnh độc đáo, thú vị sẽ tạo cảm giác thoải mái hơn cho người đến dự event.

Yếu tố không khí của dòng người. Đối với các sự kiện (trừ đám tang), không khí cần được vui vẻ, không gượng gạo, mọi người nhiệt tình hết mình. Thế nhưng đây lại là những trăn trở của các nhà tổ chức, một phần vì sự kiện đó không phù hợp với đối tượng dự tiệc, 1 phần vì kịch bản quá nhàm chán, hoặc cũng có thể là do chính ban tổ chức không có “lửa” trong suốt quá trình diễn ra. Đôi khi chúng ta còn cần phải gài gắm người vào làm khách dự tiệc xong để họ tạo lửa cho chương trình.

Đối với 1 sự kiện mà có các bữa chính thì đồ ăn là một phần rất quan trọng.

Chất lượng dịch vụ cũng là yếu tố ta cần lưu ý đến. Chất lượng dịch vụ không tốt sẽ kéo theo tâm trạng khách dự tiệc không tốt, gây ảnh hưởng đến chương trình. Cần phải giám sát kỹ khâu tiếp đón khách, phục vụ khách, không để nhân viên phục vụ có thái độ không tốt với khách dự tiệc.

Mô tả công việc của một nhà tổ chức sự kiện

• Gặp khách hàng để nắm bắt thông tin và mục đích của sự kiện.
• Tư vấn lựa chọn địa điểm, nhân sự, trang thiết bị. Báo giá cho nhà cung cấp dịch vụ và nhà đầu tư.
• Lập kế hoạch cho sự kiện, bao gồm phạm vi, thời gian, địa điểm, ngân sách.
• Kiểm tra, đảm bảo các hạng mục đạt yêu cầu (như là địa điểm, trang thiết bị, nhân sự).
• Phối hợp các dịch vụ sự kiện với các công ty khác, ví dụ như thiết bị âm thanh ánh sáng, công ty người mẫu…
• Giám sát trong toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo đối tác ký kết hợp đồng và người tham gia sự kiện hài lòng. Ứng biến và xử lý trong trường hợp có sự cố.
• Xem lại các hóa đơn, xác nhận làm thủ tục thanh lý hợp đồng.

Tố chất của một nhà tổ chức sự kiện vĩ đại

Có kỹ năng giao tiếp.

Có đam mê với công việc tổ chức sự kiện và nhiệt huyết. Đây là yếu tố vô cùng cần thiết của một nhà tổ chức sự kiện. Công việc của họ liên quan đến khá nhiều lĩnh vực và có thể đối diện với nhiều sự cố như là việc thiếu trang thiết bị, thiếu nhân sự, tiến lùi ngày tổ chức, thay thế hạng mục chương trình… Nếu không có một năng lượng lớn cùng với sự đam mê thì khó có thể làm được.

Có sự sáng tạo, đảm bảo tạo ra sự độc đáo, ấn tượng. Một trong các yếu tố thành công của sự kiện là sự bất ngờ, hãy đảm bảo bữa tiệc không theo một mô típ quá quen thuộc và gây sự nhàm chán.

Sự linh hoạt trong công việc. Hãy biết cách thích nghi với hoàn cảnh, nhân sự và trang thiết bị mà bạn có. Đừng bảo thủ hay cố gắng tổ chức sự kiện theo một khuôn khổ nhất định.

Có sự quan sát tốt, chi tiết. Giám sát là một trong các công việc của đơn vị tổ chức, hãy đảm bảo mọi thứ luôn ở đúng chỗ, một sai sót cũng có thể dẫn đến vấn đề lớn.

Là một người đúng giờ, biết sắp xếp thời gian lịch trình công việc, cũng như lịch trình trong toàn bộ quá trình diễn ra các hạng mục chương trình.

Có kỹ năng lãnh đạo. người tổ chức phải là người có kỹ năng lãnh đạo đội ngũ nhân sự, biết thúc đẩy tinh thần cho các nhân sự phục vụ, như lễ tân, Pg, đội ngũ loa đài, âm thanh ánh sáng…

Kỹ năng về tổ chức. Kỹ năng tổ chức có thể học và lấy kinh nghiệm, đây là kỹ năng quan trọng nhất. Tuy nhiên có những người sinh ra “không dành” cho kỹ năng này.

Có sự thành thạo về máy tính, điện thoại, am hiểu công nghệ. Điều này rất hữu dụng trong toàn bộ quá trình tổ chức, từ việc đánh word, excel để lên kịch bản, viết content truyền thông…