Bạn đã từng rất đau đầu khi đã lục tung đống thư mục lên để tìm một hồ sơ tài liệu nào đó? Những lúc như thế bạn mới cảm thấy công tác lưu trữ và tổ chức quản lý tài liệu là rất quan trọng như thế nào đúng không? Vậy hãy cùng mình theo dõi bài viết này để biết biết cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học, hiệu quả nhất nhé!
Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính khoa học, hiệu quả nhất
I. Quy tắc đặt tên thư mục
Việc đặt tên thư mục cũng ảnh hướng khá nhiều đến hiệu quả tổ chức quản lý. Dưới đây sẽ là 3 quy tắc đặc biệt nhất mà bạn cần nắm bắt:
- Hạn chế sử dụng tiếng Việt có dấu trong lúc đặt tên thư mục. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi thư mục sử dụng tiếng Việt có dấu.
- Tên thư mục nên ngắn gọn. Một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự. Nếu vượt quá con số này, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa, xóa, hoặc ngay cả việc di chuyển thư mục cũng trở nên khó khăn.
- Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra thư mục mà mình muốn dựa vào đặc điểm nhận dạng hoặc vị trí thư mục cần tìm. Ví dụ bạn có thể thêm vào các số thứ tự trước thư mục như 1, 2, 3,... Hoặc theo ngày, tháng, năm chẳng hạn.
Quy tắc đặt tên thư mục
II. Nguyên tắc tổ chức thư mục
Không chỉ những công việc hàng ngày, mà chúng ta còn có rất nhiều công việc ngoài giờ khác nữa như: Học tập, giải trí,... Cho nên việc sắp xếp các tài liệu có liên quan vào chung một thư mục là thực sự cần thiết để tránh nhầm lẫn với nhau, đồng thời cũng sẽ dễ dàng tìm kiếm hơn khi cần. Những nguyên tắc tổ chức thư mục mà bạn cần chú ý như sau:
- Phân chia thành tên Hồ sơ và nhóm các công việc khác nhau vào mỗi tháng trong năm. Trong các đầu việc sẽ bao gồm các tài liệu liên quan tới việc đó.
- Nên phân cấp các file hồ sơ trên máy tính từ 4-5 cấp, tránh phân cấp quá sâu gây mất thời gian khi tìm, cũng như việc mở thư mục.
- Tổ chức theo năm để khi kết thúc mỗi năm chúng ta có thể nén, lưu trữ toàn bộ những tài liệu có trong một năm ra một bộ nhớ riêng hoặc đăng tải lên các dữ liệu web, tránh mất mát và giải phóng bộ nhớ làm việc của máy tính.
- Đánh dấu những thư mục quan trọng bằng các Icon đặc biệt, việc này sẽ giúp tạo điểm nhấn, nổi bật hơn, từ đó dễ dàng tìm kiếm thư mục hơn.
- Nếu lưu file trên phần mềm ứng dụng hỗ trợ thì hãy để chế độ Read Only để phân quyền người xem và chỉnh sửa.
Nguyên tắc tổ chức thư mục
Qua bài viết hy vọng bạn sẽ biết được cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính sao cho hiệu quả. Nếu có thắc mắc về thao tác trong bài viết bạn có thể để lại bình luận bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!
