Thanh công cụ trong Excel giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các tùy chỉnh và thực hiện những tác vụ một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể vô tình khiến thanh này bị ẩn đi. Khi đó, cần làm gì để hiện thanh công cụ trong Excel? Hãy cùng Hoàng Hà Mobile tìm hiểu cách giải quyết qua bài viết được chia sẻ dưới đây!
Giới thiệu về thanh công cụ của Excel
Khi làm việc với Excel, mọi người đều sẽ nhìn thấy thanh công cụ hiển thị ở bên trên ứng dụng này. Thông thường, chúng ta làm việc với thanh công cụ này khá nhiều, nhưng không phải ai cũng biết cách gọi tên của chúng. Vậy nên, trước khi đến với các hiện thanh công cụ trong Excel, chúng ta sẽ đến với khái niệm Ribbon và Quick Access.
Quick Access là gì?
Quick Access Toolbar chứa các tùy biến bên trong ứng dụng Excel. Thông qua Quick Access, người dùng có thể dễ dàng truy cập đến một số tính năng quan trọng của Excel.
Trên giao diện Excel, Quick Access chính là hàng nằm ở phía trên cùng của màn hình. Hình sau sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về Quick Access:
Ribbon là gì?
Ribbon chứa đa dạng chức năng hơn so với Quick Access. Thanh này cung cấp hàng loạt tùy chọn quan trọng như xử lý dữ liệu, tùy chỉnh Excel, công thức… Trên giao diện Excel, Ribbon sẽ nằm ở bên dưới Quick Access với các tab như: Home, Data, Formulas, Review, Insert, Page Layout, View và ô Tìm kiếm.
Nhìn chung, cả Quick Access và Ribbon đều đóng vai trò quan trọng và giúp người dùng có thể dễ dàng tìm thấy các tùy chọn phù hợp, từ đó thực hiện thao tác và làm việc một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn trên Excel.
Khi nào nên ẩn hoặc hiện thanh công cụ trong Excel?
Khi làm việc với Excel, sẽ có lúc bạn phải ẩn đi thanh bảng chọn, nhưng cũng có trường hợp bạn cần hiện thanh công cụ trong Excel. Chẳng hạn như nếu bạn muốn tối ưu không gian bảng tính, bạn có thể ẩn đi thanh công cụ để có khu vực làm việc rộng lớn hơn.
Tuy nhiên, đôi khi bạn lại cần thực hiện một số tùy chỉnh, cài đặt như tô màu cho ô, in đậm, in nghiêng, gạch chân chữ, chỉnh font, đổi kích thước, chèn ảnh… việc hiện thanh công cụ lại trở nên cần thiết vì nó giúp các thao tác của bạn trở nên nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện hơn.
Vậy nên, có thể nói rằng, chọn ẩn hay hiện thanh công cụ sẽ do người dùng quyết định dựa trên nhu cầu và thói quen khi làm việc trên Excel. Nếu bạn cảm thấy việc hiện thanh công cụ giúp bạn làm việc một cách thuận tiện và thoải mái hơn, bạn có thể cho chúng hiển thị và ngược lại.
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, đôi khi bạn sẽ vô tình ẩn đi thanh công cụ trong Excel. Lúc đó, bạn chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn được chia sẻ ở nội dung kế tiếp của bài viết để mở lại thanh công cụ.
Hướng dẫn phương pháp giúp hiện thanh công cụ trong Excel
Mỗi phiên bản Excel sẽ có đôi chút khác biệt trong giao diện, cách bố trí tùy chọn, chức năng cũng như thao tác làm việc. Vậy nên, tại phần này, Hoàng Hà Mobile sẽ hướng dẫn bạn cách hiện thanh công cụ trong Excel ở các phiên bản khác nhau của phần mềm này để đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng có thể áp dụng được chúng.
Hướng dẫn phương pháp giúp hiện thanh công cụ trong Excel 2007, 2010, 2013 và 2016
Nhìn chung, các bước thực hiện trên Excel phiên bản 2007, 2010, 2013 hay 2016 đều khá giống nhau. Trong ví dụ dưới đây, Hoàng Hà Mobile đang thực hiện trên Excel phiên bản 2016, các phiên bản còn lại cũng sẽ tương tự và không có gì khác biệt.
Sử dụng phím tắt
Đây là cách đơn giản nhất để hiện thanh công cụ trong Excel. Tuy nhiên, cách này sẽ gây khó khăn cho một số bạn không thể ghi nhớ được quá nhiều tổ hợp phím trên Excel.
Để hiện thanh bảng chọn với phím tắt, bạn chỉ cần bấm đồng thời tổ hợp phím “Ctrl + F1”. Lưu ý là khi bạn bấm lần đầu, thanh công cụ sẽ bị ẩn đi và bạn chỉ cần bấm lại lần thứ hai là thanh công cụ sẽ hiển thị lại trên màn hình.
Thao tác với chuột
Cách này cũng khá đơn giản, lại nhanh chóng, dễ nhớ và dễ thực hiện. Cụ thể là:
- Bước 1: Đầu tiên, tại file Excel bạn đang làm việc, hãy bấm chọn một thẻ bất kỳ.
- Bước 2: Bây giờ, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột 2 lần tại thẻ đó để ẩn thanh công cụ đi, và làm tương tự một lần nữa nếu muốn hiện thanh công cụ trong Excel.
Dùng lệnh có sẵn
Với cách này, sẽ có chút khác biệt giữa phiên bản Excel 2007 và phiên bản mới hơn từ 2010 trở về sau:
- Đối với Excel 2007: Đầu tiên, bạn bấm chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh bảng chọn Ribbon của Excel, sau đó chọn mục “Minimize the Ribbon” nếu muốn ẩn thanh công cụ, ngược lại chọn “Minimize the Ribbon” để hiện thanh công cụ trong Excel.
- Đối với phiên bản Excel từ 2010 trở về sau: Tương tự, bạn cũng bấm chuột phải tại vị trí bất kỳ trên thanh bảng chọn Ribbon. Tuy nhiên, với phiên bản mới hơn, bạn cần chọn mục “Collapse the Ribbon” để ẩn thanh công cụ. Ngược lại, để hiện thanh công cụ, bạn cũng tiếp tục bấm vào phần “Collapse the Ribbon”.
Hiện thanh công cụ tự động
Trước khi đến với hướng dẫn chi tiết, bạn cần lưu ý một số điều sau:
Lưu ý
- Phương pháp này chỉ áp dụng cho các phiên bản Excel từ 2010 trở về sau.
- Phương pháp này thường hữu ích trong trường hợp bạn bị mất đi toàn bộ thanh công cụ Ribbon trên Excel.
Cách thực hiện
Các bước thực hiện cụ thể sẽ là:
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Excel lên rồi bấm vào biểu tượng hình hộp có chứa mũi tên chỉ lên.
Bước 2: Tiếp theo, bạn bấm chọn một trong số các tùy chọn sau:
- “Auto-hide Ribbon”: Tùy chọn này sẽ tự ẩn thanh công cụ Ribbon khi bạn không dùng đến. Tức là nếu bạn không dùng thanh Command và Ribbon, chúng sẽ bị ẩn toàn bộ cho đến khi bạn click chuột vào khu vực trên cùng của giao diện Excel, các thanh này mới hiện lại để bạn sử dụng nhanh chóng, thuận tiện nhất.
- “Show Tabs”: Tùy chọn này vẫn cho phép hiển thị thanh công cụ trong Excel, nhưng chỉ có mục Tabs là hiển thị, còn lại sẽ bị ẩn đi.
- “Show Tabs and Command”: Khi bấm vào tùy chọn này, ứng dụng sẽ hiển thị cả thanh các thanh bảng chọn trên màn hình. Đặc biệt, chúng sẽ luôn hiển thị ngay cả khi bạn không sử dụng đến.
Sau khi chọn tùy chọn phù hợp, bạn bấm OK để lưu và áp dụng thay đổi cho trang làm việc trên Excel của mình.
Hướng dẫn cách hiện thanh công cụ trong Excel 2003
Excel 2003 là một trong những phiên bản cũ nhất của phần mềm này, vậy nên thanh công cụ trên đây cũng chưa thực sự được tối ưu. Trên Excel 2003, bạn sẽ thấy có đến 3 thanh công cụ, nhưng Excel lại không cho phép người dùng ẩn chúng đi.
Trong đó, 3 thanh công cụ gồm có:
- “Standard Toolbar”: Thanh này bao gồm các chức năng quan trọng thường dùng như Print, Undo, Redo, Save, New, Open, Paste, Copy…
- “Formatting Toolbar”: Thanh này cho phép người dùng định dạng văn bản với các tính năng như Font, Size, Style, Bullet, Numbering…
- “Drawing Toolbar”: Thanh này cung cấp một số chức năng liên quan đến vẽ như chèn ảnh, Word Art…
Như vậy, các thanh công cụ trên Excel luôn hiển thị và bạn không cần phải thực hiện thao tác hiện hay ẩn chúng đi.
Hướng dẫn cách hiện thanh công cụ trong Excel Microsoft Office 365
Đối với Excel phiên bản Microsoft Office 365, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau để hiển thị thanh công cụ một cách nhanh chóng, dễ dàng:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn mục Trang đầu.
- Bước 2: Tiếp theo, bạn bấm chuột vào nút biểu tượng có hình dạng như ví dụ bên dưới để hiện thanh công cụ trong Excel ra màn hình.
Hướng dẫn cách hiện thanh công cụ trong Excel trên MacOS
Để hiển thị thanh công cụ trong Excel trên nền tảng hệ điều hành MacOS, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản gồm: Bấm chuột chọn thẻ Home để ẩn thanh công cụ và ngược lại, nhấn chuột vào thẻ Home một lần nữa để hiện thanh công cụ.
Một số câu hỏi thường gặp
Sau khi tìm hiểu các cách hiện thanh công cụ trong Excel đã được chia sẻ ở nội dung trên, chúng ta sẽ tiếp tục giải đáp một số câu hỏi thường gặp sau:
Làm thế nào để tùy chỉnh thanh công cụ Ribbon trong Excel?
Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ Ribbon trong Excel để mang lại sự thuận tiện và tối ưu hóa quá trình làm việc cùa mình trên công cụ này.
Các bước tùy chỉnh sẽ là: Đầu tiên, bạn click chuột phải vào thanh Ribbon, sau đó chọn “Customize the Ribbon” để thêm, bớt hoặc sắp xếp các tab một cách dễ dàng.
Cách tìm lệnh cụ thể trên thanh Ribbon?
Sau khi hiện thanh công cụ trong Excel, bạn có thể tìm một lệnh cụ thể từ thanh Ribbon bằng cách nhập tên lệnh hoặc chức năng bạn cần vào hộp tìm kiếm nằm ở góc bên phải trên cùng thanh Ribbon.
Có ẩn tab Ribbon không cần thiết được không?
Câu trả lời là có, bạn chỉ cần click chuột phải vào tab đó rồi chọn “Customize the Ribbon,” sau đó bỏ dấu chọn bất kỳ tab nào bạn muốn.
Làm cách nào để khôi phục mặc định thanh công cụ Ribbon?
Trong trường hợp bạn muốn khôi phục thanh Ribbon mặc định, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Excel lên, sau đó bấm chọn tab File.
- Bước 2: Bây giờ, bạn vào mục Options rồi chọn Customize Ribbon.
- Bước 3: Cuối cùng, hãy bấm chọn “Reset” rồi đến “Reset all customizations” để hoàn tất.
Kết luận
Như vậy, bài viết trên đã cung cấp các cách ẩn/hiện thanh công cụ trong Excel trên mọi phiên bản Excel mà bạn có thể tham khảo. Nhìn chung, thanh công cụ này mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm sự thuận tiện và nhanh chóng trong từng thao tác làm việc. Vậy nên, hãy thực hiện theo hướng dẫn trên để hiển thị (hoặc ẩn) thanh công cụ trên Excel để tối ưu và nâng cao hiệu suất làm việc, bạn nhé!
Xem thêm:
- Cách giãn dòng trong Excel đơn giản và dễ thực hiện 2023
- Cách dùng hàm IF kết hợp hàm AND trong Excel có ví dụ minh họa
